Calidad académica

Calidad: Es el principio fundante en el que se enmarca el proceso del CEMIL como Institución Universitaria, que sin duda surge como resultado de una evaluación permanente de las diferentes dimensiones y ejes transversales en los cuales está circunscrito el servicio educativo  institucional, los cuales tienen dos propósitos fundamentales:

• Para la toma de decisiones que orienten la excelencia educativa.
• Mejoras          continuas que lleven a la eficiencia, eficacia y efectividad – plan de mejora • (Gestión del riesgo).

Autoevaluación: es un proceso reflexivo y permanente que permite identificar las fortalezas y debilidades, y conlleva a la toma de decisiones basadas en datos precisos en dos enfoques el Institucional y de programa.

Sistema Articulado de Aseguramiento  de la  Calidad Educativa del  Ejercito Nacional   SIACEE 2019

Objetivos:

• Un sistema de gestión institucional que permite consolidar y estandarizar la información cualitativa y cuantitativa en sistemas de información. 
• Mecanismos   de    seguimiento y evaluación continua de las condiciones de calidad en los programas y en la Institución.
• Mecanismos y estrategias institucionales para conocer la apreciación de la comunidad académica y hacerla participe de los procesos de mejoramiento institucional.
• Articulación de procesos interdependientes que permite conllevar la calidad educativa del Ejército Nacional.
• Procesos de autoevaluación y autorregulación que se fijan en miras del mejoramiento continuo a nivel institucional y de programa.

Estructura Organizacional:

Se establecen tres grupos  importantes de trabajo dentro del proceso  que describimos a continuación:

1 Nivel

Comité de aseguramiento de la calidad

Quien lo integra:

• Comando de Educación y Coctrina –CEDOC y el líder del proceso de todas las Escuelas (Oficial Jefe de Calidad Académica).

2 Nivel 

Comisión de Aseguramiento de la Calidad 

por programa dirige e inspeccionar los dos procesos de autoevaluación en miras de la calidad.

Quien lo integra

• El director, el subdirector, el inspector de estudios, el director de programa, el oficial jefe de calidad académica, el oficial jefe de educación superior militar y superior complementaria, el representante de los profesores o instructores, el representante de los estudiantes, el representante de los egresados/graduados y el secretario académico/administrativo 

Funciones

• Velar por la consolidación de una cultura de autoevaluación que favorezca y garantice el continuo mejoramiento
• Inspeccionar que los procesos institucionales se realicen en miras de la excelencia formativa y de capacitación.
• Inspeccionar los procesos de autoevaluación bajo los principios de transparencia y veracidad.
• Aprobar los procesos para recopilar la información y datos que se incluirán en los informes de autoevaluación.
• En cabeza del Oficial Jefe de Calidad Académica será la encargada de los informes de autoevaluación a nivel institucional Aprobar los informes de autoevaluación y los planes de mejoramiento que se presentarán en los procesos de Programas e Institucional.
• Establecer las estrategias que permitan mantener o mejorar la calidad de los programas. • Consolidar los resultados de la aplicación de las encuestas de apreciación a la comunidad educativa.
• Coordinar con la Subcomisión de Calidad la aplicación de las encuestas. • Analizar los resultados de las encuestas a nivel institucional.
• Crear y difundir un plan de comunicación estratégica que permitan divulgar, socializar y capacitar a la comunidad académica sobre los procesos que conllevan a la calidad a través de la autoevaluación para la renovación de Registro Calificado, obtención o renovación de Acreditación en Alta Calidad.

3 Subcomisión de Calidad

Que será la encargada de liderar los procesos para la obtención, renovación o cancelación del Registro Calificado y/o Acreditación en Alta Calidad a nivel de programa.

Quien lo integra:  

• El director de programa, el inspector de estudios, el oficial encargado de aseguramiento de calidad, representante de los profesores del programa, representante de los estudiantes del programa y el representante de los egresados/ graduados del programa.

Funciones

• Reportar los procesos ante la Comisión de Aseguramiento de la Calidad.
• Participar en la revisión curricular de los planes de estudios, las estrategias pedagógicas, metodológicas y revisión de syllabus, haciendo las recomendaciones necesarias a los demás comités y al Consejo Académico.
• Planear y ejecutar los procesos para la autoevaluación del programa.
• Aplicar los instrumentos para la recolección de datos e información.
• Consolidar y analizar los datos cuantitativos y cualitativos que resulten del proceso de recolección de información a nivel de programa.
• En cabeza del Director de Programa será la responsable de elaborar los informes de autoevaluación a nivel de programa
• Consolidar los informes de autoevaluación para la renovación de Registro Calificado, obtención o Renovación de Acreditación en Alta Calidad.
• Elaborar los documentos maestros para la obtención, renovación o cancelación del Registro Calificado y/o Acreditación en Alta Calidad. • Diligenciar el plan de mejoramiento
• Diligenciar el Plan de Acción del SGC y la administración de riesgos con el acompañamiento del encargado de control interno. • Diligenciar el Diagrama de Gantt y socializarlo a la Comisión de Aseguramiento de la Calidad. • Analizar y dar curso a las iniciativas, propuestas, quejas y reclamos de los estudiantes
• Difundir, aplicar y velar por el cumplimiento de los Estatutos y Reglamentos. • Divulgar a la comunidad académica las políticas y los lineamientos del modelo de autoevaluación.

Fases y momentos del proceso de autoevaluación

Fase 1 alistamiento

Momento 1

Cada programa debe tener Comisión de Aseguramiento de la Calidad que esté encargada de dirigir e inspeccionar los dos procesos de autoevaluación en miras de la calidad.   integrada por: el director, el subdirector, el inspector de estudios, el director de programa, el oficial jefe de calidad académica, el oficial jefe de educación superior militar y superior complementaria, el representante de los profesores o instructores, el representante de los estudiantes, el representante de los egresados/graduados y el secretario académico/administrativo

Subcomisión de Calidad, que será la encargada de liderar los procesos para la obtención, renovación o cancelación del Registro Calificado y/o Acreditación en Alta Calidad a nivel de programa.
 el director de programa, el inspector de estudios, el oficial encargado de aseguramiento de calidad, representante de los profesores del programa, representante de los estudiantes del programa y el representante de los egresados/ graduados del programa.

Momento 2

A partir de la tabla de condiciones o factores de calidad asociadas a los macroprocesos y procesos de gestión, se identifican los responsables de los procesos junto con el tipo de insumos que requiere (Información Documental, Apreciativa y Estadística).
Adicionalmente, se verifica la ponderación asignada a cada condición y aspecto o factor y característica.
Después de la verificación de los responsables e insumos, se establece un cronograma de trabajo.

Momento 3

Se deben consultar y organizar los siguientes documentos institucionales para verificar el estado de vigencia y completitud:
• Resolución de obtención o renovación de Registro Calificado o Certificación de Acreditación en Alta Calidad. • Proyecto Educativo Institucional.• Proyecto Educativo de Programa. • Autoevaluación anterior. • Documento maestro anterior. • Estado de registro institucional.

Momento 4

Se diseña el plan de comunicaciones para dar a conocer a la comunidad académica sobre el concepto y la justificación de la autoevaluación y la importancia de la participación de la comunidad en el proceso.

Momento 5

Se socializa con el ente superior el cronograma de trabajo para el proceso de autoevaluación y sí se requiere, se realizan ajustes.

Momento 6

A nivel institucional se convoca una reunión con cada uno de los miembros de los macroprocesos y procesos, se expone la justificación del proceso de autoevaluación institucional o de programa (según sea el caso) y la necesidad de que todos estén dispuestos a participar activamente y se exponen los roles de los responsables de los procesos en el momento de la autoevaluación, para ello se requiere:
• Disponer de información documental, apreciativa y estadística organizada y actualizada. • Identificar el tipo de información que cada macroproceso y proceso debe responder según la tabla de condiciones o factores de calidad. • Programar con el Oficial de Calidad Académica las reuniones o entregas de información o datos a partir del cronograma.

Momento 7

Al ente superior se presenta el avance de la primera fase del proceso de autoevaluación:
• Responsables. • Insumos disponibles. • Avance en las actividades establecidas en el cronograma de trabajo

Momento 8

Se procede a ejecutar el plan estratégico de comunicación a la comunidad académica a través de reuniones, medios físicos y virtuales, según lo acordado.

Momento 9

La subcomisión adopta el modelo de autoevaluación familiarizándose con las matrices de verificación de: • Fuentes de Información Documental, Apreciativa y Estadística. • Responsables.

Fase 2 Consolidación de la Información

Momento 10

A partir del cronograma establecido, el Oficial Jefe de Calidad Académica visita a cada uno de los encargados de los procesos para solicitar la información requerida.

Momento 11

El Oficial Jefe de Calidad Académica y el Oficial Jefe de Educación Superior Complementaria definen un plan estratégico para aplicar las encuestas a la comunidad educativa, con el fin de conocer y analizar la apreciación del estado de las condiciones institucionales y de programa.

Momento 12

Se consolida toda la información recolectada durante las visitas a los responsables de los procesos y los resultados de las encuestas de apreciación.

Momento 13

Después de consolidar la información se realizan las siguientes actividades:
1. Tabular los resultados de las encuestas. 2. Analizar los resultados de las encuestas. 3. Definir la información y las conclusiones que se requieran según las condiciones o factores de calidad.

Fase 3 Análisis de la Información

Momento 14

Se organiza y analiza la información recolectada para construir el informe de autoevaluación.
Adicionalmente, se consolida y analiza la información que se encuentra en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES) y el Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (SACES).

Momento 15

Construcción del informe de autoevaluación. Estructura de acuerdo al modelo establecido.

Momento 16

Una vez levantada la información y redactado el juicio que da respuesta a cada condición o factor, se procede a calificar cada condición o factor de acuerdo con las fortalezas y debilidades que se encuentren como resultado del proceso de autoevaluación.
Para calificar el estado de las condiciones o factores de calidad evaluados se determina una gradación numérica de 1 a 5, siendo 1 la calificación más baja y 5 la calificación más alta. La calificación obedece al estado de la gestión, proceso o documento a nivel institucional y de programa.

Momento 17

Con el objetivo de ponderar las condiciones o factores se tabula la calificación del informe en la tabla de Excel que se encuentra formulada. De esta forma podrá identificar la calificación total del programa.

Momento 18

El documento debe contener unas conclusiones generales en donde se indica el grado de cumplimiento del programa según las condiciones o factores de calidad. Además, se expresarán de manera concisa los logros y los aspectos de mejoramiento y se describen objetivamente las estrategias y planes puestos en marcha por Escuela y el Programa para mantener la capacidad de autorregulación en miras del mejoramiento continuo y superar la calidad académica

Fase 4 Proyección Institucional

Momento 20

A partir de los resultados el líder de la autoevaluación con los responsables de los procesos se elabora el Plan de Mejoramiento en el formato definido
para esta tarea. El plan de mejoramiento debe ser diligenciado teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
• Identificación y descripción del hallazgo: deben surgir a partir de los resultados obtenidos y analizados en el informe de autoevaluación. • Tipo de acción a ejecutar: deben ser objetivas, asertivas y reales. • Identificación de las causas: la descripción de las causas deben ser objetivas, abordando cada uno de los aspectos que han promovido los hallazgos descritos. • Tareas por ejecutar: deben describirse las tareas de forma concreta, posibles de realizar y de evidenciar su desarrollo. • Responsable: es necesario identificar el cargo y nombre de la persona responsable de la tarea a realizar. En caso que se presente un cambio en la misma, se debe ajustar el nombre del responsable que se hará cargo. • Fecha de ejecución: se debe fijar una fecha real, los plazos no deben ser ambiguos.

Momento 21

Se consolida el informe final el cual deberá incluir los anexos y su estructura deberá responder a la propuesta en la fase 3 momento 15 de este documento.

Momento 22

La Comisión de Aseguramiento de la Calidad o Subcomisión de Calidad aprobará el informe y lo remitirá al ente superior para que emita un concepto de aprobación u observaciones en miras del mejoramiento del documento

Momento 23

Adicionalmente, un grupo de pares académicos (amigos)2 leerán el informe final para emitir un juicio de valor sobre la autoevaluación de la Institución y/o
el programa, esta actividad permitirá reflexionar sobre los aspectos que deben fortalecerse en términos de objetividad, trasparencia y claridad en miras de la renovación de registro o acreditación en Alta Calidad.

Momento 24

Finalmente, se ajusta el informe de autoevaluación a partir de los conceptos y observaciones del ente superior y el grupo de pares académicos  o amigos.

Momento 25

La Comisión de Aseguramiento de la Calidad aprueba el informe de autoevaluación y se procede a tomar la decisión si el programa renueva el Registro Académico o se postula para solicitar Acreditación en Alta Calidad.

Decreto 1330 del 25 de julio de 2019 por parte el Ministerio de Educación Nacional  

En este se considera la necesidad de  establecer un procedimiento que incremente la flexibilidad, la pertinencia y la coordinación efectiva entre procesos, instituciones e instancias que hacen parte del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior, generando mayor efectividad y celeridad en los procesos de registro calificado.

Condiciones  de programa

Se entenderán como las características necesarias por nivel que describen sus particularidades en coherencia con la tipología, identidad y misión institucional, así como de las distintas modalidades (presencial, a distancia, virtual, dual u otros desarrollos que combinen e integren las anteriores modalidades).

 Condiciones  Institucionales  Son las características necesarias a nivel institucional que facilitan y promueven el desarrollo de las labores formativas, académicas, docentes, científicas, culturales y de extensión de las instituciones en coherencia con su naturaleza jurídica, tipología, identidad y misión institucional, así como de las distintas modalidades (presencial, a distancia, virtual, dual u otros desarrollos que combinen e integren las anteriores modalidades), de los programas que oferta, en procura del fortalecimiento integral de la institución y la comunidad académica, todo lo anterior en el marco de la transparencia y la gobernabilidad.